Referenzen.
Case Study.
Vom Excel-Alltag zum eigenen Projekt-Portal.
Wie aus einem konkreten betrieblichen Problem bei Audio Rebels eine Lösung wurde, die es nicht von der Stange gab.
Kunde:
audio rebels com GmbH
Branche:
Audio-Werbung, international
Leistung:
Individuelles Projekt-Portal
Stack:
PHP, MySQL, Studio Code
So sah der Alltag vorher aus.
Internationale Kampagnen, viele Beteiligte in unterschiedlichen Rollen und Ländern, enge Auslieferungen — das ganze mithilfe von E-Mail Kommunikation und Excel-Listen überblickt.
„Jede Kampagne lebte in einer eigenen Excel-Tabelle.“
„Der Status sowie jede Abstimmung folgte mit E-Mail Kommunikation.“
„Mehrere Tools, aber keine Verbindungen mit- und untereinander.“
„Kein klarer Überblick über alle laufenden Kampagnen und Abhängigkeiten.“
Der Weg: erst verstehen, dann bauen.
Bevor eine Zeile Code entstand, ging es darum, wie Audio Rebels arbeitet, ihre Abläufe funktionieren und wie es den gesamten Prozess beeinflusst.
1
Zuhören
Mitlaufen im echten Projektalltag, den ganzen Workflow ins Detail verstehen, bis klar ist, wo genau die Zeit verloren geht und was verbessert werden kann.
2
Konzept
Ein klarer Plan, wie ein Portal architektonisch aufgebaut werden kann, das genau diesen individuellen Ablauf abbildet. Automatisiert an den richtigen Stellen.
3
Bauen & Begleiten
Individuell entwickelt, Schritt für Schritt eingeführt — und nach dem Launch weiter mitgewachsen.
Was das Portal heute kann.
Ein einziges System. Abläufe, Kommunikation und Planung an einem Ort vereint. Ein Auszug der zahlreichen Funktionen:
1
Alle Projekte an einem Ort.
Jede Kampagne, jeder Status, jederzeit sichtbar — für das ganze Team. Übersichtlich und Effizienz-orientiert.
2
Schluss mit Mail Kommunikation.
Die einzigen Mails die noch versendet werden sind Status E-Mails vom System selbst. Sämtliche Abläufe, Aufgaben, Kampagnen und Aktualisierungen stehen übersichtlich im Portal.
3
Automatisierte Abläufe im System
Neben individuellen Darstellungen laufen automatisierte Abläufe für jede Kampagne, sowie die richtigen Benachrichtigungen zur richtigen Zeit an den richtigen Ansprechpartner.
4
Auf die Rollen zugeschnitten.
Jeder sieht das, was er für seine Arbeit braucht, mehr nicht. Mehrere hierarchische Stufen sorgen für die korrekte Sichtbarkeit, Zuweisung sowie Rollenzuordnung.
5
Sicher ist sicher.
Eigenes Web-Hosting, 2FA, verschlüsselte Datenbank, gehashte Passwörter, Log-Sicherheit und vieles mehr was eine sichere und sorgenfreie Zusammenarbeit ermöglicht.
Was sich im Alltag geändert hat.
Aus vielen kleinen Reibungspunkten wurde ein Ablauf, der einfach läuft und stetig ausgebessert werden kann. Er wächst mit dem Unternehmen.
1 Portal
statt mehreren Tools
3x schneller
Durchlaufzeit pro Kampagne
Täglich
vom ganzen Team genutzt, dabei volle Performance
Überblick
über alle Projekte, Aufgaben und Abläufe
„Ein Portal, das unseren Prozess abbildet — nicht umgekehrt“
Unsere Kampagnen laufen in mehreren Ländern parallel, und jede Sprachfassung hat ihre eigenen Freigaben, Zuständigkeiten und Fristen. Das war über Excel und E-Mail irgendwann nicht mehr sauber abbildbar — Stände waren unklar, Freigaben gingen unter, und am Ende hing zu viel an einzelnen Köpfen.
Jan hat uns dafür ein maßgeschneidertes Portal entwickelt. Bevor es überhaupt um Technik ging, hat er unseren kompletten Prozess auseinandergenommen und verstanden, wer bei uns eigentlich was sehen und entscheiden darf. Genau das steckt jetzt im System: klare Rollen, nachvollziehbare Freigaben, ein Status, dem alle vertrauen.
Was die Zusammenarbeit ausgemacht hat: Er sagt ehrlich, wenn eine Idee von uns an anderer Stelle Probleme machen würde, statt sie einfach umzusetzen. Und er liefert, was er zusagt. Das Portal ist seit Monaten täglich im Einsatz und wird mit uns zusammen weiterentwickelt. Wir würden Jan jederzeit wieder beauftragen und empfehlen ihn uneingeschränkt weiter.
Clemens Wilbertz
CEO – audio rebels com GmbH
Benedikt Graf
CCO – audio rebels com GmbH
Klingt nach einer Lösung für euch?
Erzählt mir, wo bei euch die Zeit verloren geht. Ich zeige euch, wie eine eigene Lösung aussehen könnte.